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    六步法,幫助項目經理做好進度管理

    • 2020-03-23

    當項目經理接手一個項目,最好不要馬上進行工作,或者對任務進行隨意安排。首先,應該制定可靠的項目進度計劃,這是決定項目是否成功完成的關鍵因素。下面給出六個步驟,幫助項目經理快速創建科學合理的項目進度計劃。

    1、凝聚群體智慧,讓團隊成員參與計劃制定

    讓項目團隊成員參與到項目進度計劃的討論中,利用他們的專業知識來確保對項目的每個元素進行全面規劃。一人計短二人計長,項目經理通過這種方式可以避免出現考慮問題不到位的情況,同時也能對計劃中出現的問題進行偏差糾正。

    捷為iMIS-PM中,項目經理可以快速創建項目計劃并支持項目模板導入,大大節省時間和精力。為了幫助項目經理更好地做好計劃管理,iMIS-PM還支持對項目計劃的在線編輯修改,群體討論結果可快速沉淀至項目進度計劃中。

    2、未雨綢繆,定義項目范圍及任務間依賴關系

    項目經理要確保客戶以及主要利益相關者的每個請求都包括在項目計劃中,同時設定好項目邊界,盡量避免需求擴散。確認好各項任務活動以及任務之間的依賴順序,可以幫助項目經理迅速理清項目計劃框架,建議先從最困難或最重要的任務做起。

    為了幫助項目進度計劃制定得更嚴謹、細致,捷為iMIS-PM支持四種任務受控方式:工時審批人確認任務完成,任務關聯文檔控制任務完成,任務關聯問題控制任務完成,任務關聯流程控制任務完成,項目經理可以根據項目的具體需求自行設定任務受控方式,確保項目任務按時按質完成。

    3、鎖定關鍵點,為重要項目成果創建里程碑

    當項目中從開始到完成階段性工作的時候,可以在完成的點設置一個里程碑,這樣就提供了很大的機會來檢查項目是否在按照正常軌道進行,以及是如何進行的。通過創建項目里程碑,可以讓項目團隊成員始終保持專注和對階段性任務完成的積極性。

    在捷為iMIS-PM中,可以幫助項目經理快速建立WBS任務分解結構,并在計劃中添加重要的里程碑,以標記重要階段或事件,項目線路圖直觀顯示項目實際進度以及里程碑任務,項目成員可以隨時查看并對照當前進度靈活安排工作。

    4、參考歷史經驗,花點時間去做時間評估

    在做項目計劃的時候,對于任務時間如何分配,最好的方式是參考歷史信息或者其他人的經驗,這也是為什么把創建項目計劃作一項重要任務的原因所在,沒有對時間進行評估,就無法進行下一步的動作。當團隊成員內部討論達成共識后,就會根據進度進行任務分解和資源投入,后續想要進行更改將會是一個艱難的挑戰,所以一定要在前期把時間評估正確。

    在捷為iMIS-PM中,有一個專門的統計分析版塊,項目經理通過分析項目計劃執行的過程數據,幫助找到薄弱和問題環節,進行針對性優化改善,同時還可根據以往的經驗數據,對接下來項目的任務時間分配進行預估,不斷改進項目計劃,提升執行效率。

    5、留足緩沖空間,預見時間和項目范圍的變化

    不管項目最初是如何精心的創建項目范圍以及確定項目的起始時間和結束時間,這些都是基于安全的假設和規范的操作。但在實際過程中,項目前進的道路會出現令人猝不及防的變化,為了適應這些變化,明智的做法是為預案留足空間,這樣在項目到達截止日期前會有一定的緩沖余地。

    前面一篇文章我們已經提到,捷為iMIS-PM支持在線對甘特圖進行修改,重要里程碑的變更,項目經理也可先提交項目變更申請,相關領導審批通過后就可以實施變更計劃,支持計劃基線版本保存和比對分析。

    6、合理安排資源,分配任務給團隊成員

    現在已經完成了項目進度計劃表的定制,接下來該給項目團隊成員分配任務。不要指望項目成員100%的生產率,任務也不會從分配下去對方就一定能完成,項目成員總是會被文書工作、會議、臨時性的溝通打斷,這些都需要額外的時間,所以最好把它們包含在你的進度估算中。一旦項目成員被分配任務,那么整個項目進度安排就應該進行審查看是否存在沖突,確保每個成員都能按照既定的安排全力以赴實現項目目標。

    項目成員如何查看分配給自己的項目任務呢?在捷為iMIS-PM的「我的項目」模塊,直觀顯示分配給項目成員的所有項目任務,包括該任務所屬項目名稱,所屬項目經理,計劃開始時間和計劃結束時間,以及當前進度,方便項目成員隨時查看,遇到問題可及時與項目經理溝通,同時系統還支持資源沖突檢測和提醒,避免資源浪費和錯配現象。

    做好了這六步,項目就相當于成功了一大半,接下來做好項目執行和監督工作,項目的完成也就是水到渠成的事情了。

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